سایت وکلاانلاین مراحل و روش افراز املاک توسط اداره ی ثبت اسناد واملاک را به شیوه کاربردی برای مشاوره کنندگان و بازدید کنندگان عزیز سایت وکلاآنلاین به رشته تحریر در اورده است. به کرات پیش خواهد آمد که دو یا چند نفر نسبت به ملکی بطور مشاع مالکیت خواهند داشت و حاضر به تعامل با یکدیگر در راستای مشخص ساختن سهم هر یک از ملک مذکور نیستند

در چنین مواردی می توان نسبت به افراز سهم خود از سایر مالکین اقدام نمود .

تذکر۱:در افراز حتما باید تعداد مالکین دو نفر یا بیشتر باشند یا به عبارت دیگر وجود حالت اشاعه در افراز ضروری است.

متقاضی یا متقاضیان بایستی تقاضای خود مبنی بر افراز را ضمن تعیین مشخصات کامل و آدرس سایر مالکین مشاعی ملک به ثبت محل استقرار ملک تسلیم نمایند.

مسئول اداره دستور ثبت تقاضا را صادر و آن را جهت تشکیل  پرونده و رسیدگی به ترتیب به بایگانی و …یکی از نمایندگان ثبت ارجاع می نماید ، نماینده ثبت پرونده و وضعیت ثبتی آن را بررسی می نماید و مراتب را طی گزارشی مبنی بر چگونگی جریان ثبتی پرونده و اینکه آیا نسبت به آن سند مالکیت صادر شده است یا خیر ، ضمن اظهار نظر صریح در خصوص امکان یا عدم امکان افراز به اطلاع مسئول اداره میرساند.

مسئول اداره پس از ملاحظه گزارش و بررسی پرونده تصمیم لازم مبنی بر قبول یا رد درخواست افراز اتخاذ می نماید . چنانچه نظر مسئول اداره موافق درخواست افراز بود ضمن اعلام روز معاینه محل به متقاضی پرونده را جهت تهیه اخطار لازم و دعوت از مالکین (شرکا) ملک به نقشه بردار ارجاع خواهد داد.

تذکر۲: چنانچه تصمیم مسئول اداره مبتنی بر رد درخواست افراز بود مراتب بایستی به متقاضی یا متقاضیان و کلیه شرکا ابلاغ شود.

نقشه بردار روز معاینه محل را طی اخطاری به کلیه مالکین و شرکا ابلاغ می نماید و از آنها دعوت می نماید که در روز و ساعت تعیین شده (در اخطار) در محل استقرار ملک مذکور حضور یابند همچنین تاکید می نماید که عدم حضور سایر مالکین مانع از انجام ماینه محل و افراز نخواهد شد .

اخطار های تهیه شده پس از مهر و امضا مسئول اداره و درج شماره بر آنها توسط متصدی دفتر جهت ابلاغ به متقاضی و سایر مالکین مشاعی به مامور ابلاغ تسلیم می گردد.

مامور ابلاغ پس از ابلاغ اخطار ها به مالکین مشاعی  ضمن تهیه گواهی ابلاغ مراتب را به نظر مسول اداره می رساند و مسئول اداره پس از ملاحضه آنها و حصول اطمینان از صحت ابلاغ دستور ضبط آنها را در پرونده تا روز معاینه محل صادر می نمایید.

در روز معاینه محل نقشه بردار مربوطه به اتفاق متقاضی جهت انجام معاینه محل به محل وقوع ملک عزیمت می نمایند.

تذکر۳:چنانچه محل وقوع ملک خارج از شعاع ۳۰ کلومتری از شهر باشد متقاضی می بایستی هزینه ای را مطابق تعیین اداره ثبت محل به حساب سپرده ثبت واریز نماید.

پس از حضور در محل و معرفی ملک توسط متقاضی حدود آن با مجاورین و مندرجات پرونده ثبتی تطبیق و نقشه بردار با توجه به میزان مالکیت و تصرفات و رعایت حقوق مالکین نقشه را ترسیم نموده و قطعات مورد افراز را به نرخ منطقه ای ارزیابی مینماید سپس مراتب را طی گذارشی همراه با نقشه تهیه شده به مسئول اداره گزارش مینماید.

در صورتی که محل ملک داخل محدوده خدمات شهری باشد نقشه افراز حسب دستور مسئول اداره عند الزوم جهت تایید و اظهار نظر به شــــهـــــرداری و در صورتی که خارج از محدوده خدمات شهری باشد باید به مراجع ذی صلاح ارسال گردد و پرونده تا برگشت نقشه از شهرداری یا  مراجع دیگر جهت ضبط به بایگانی ارسال می شود.

پس از بازگشت نقشه از مراجع یاد شده نماینده با توجه به نقشه ترسیمی و به نحوی که در تفکیک معمول است صورت جلسه افراز را تنظیم و هر یک از قطعات افراز شده را  در سهم مالک مربوطه قرار داده و پس از امضا خود و نقشه بردار  جهت اتخاذ تصمیم نزد مسئول اداره ارسال می دارد.

در صورت جلسه افراز بایستی ابتدا کل حدود ملک و سپس حدود قطعات افراز شده به ترتیب و با تعیین شماره و با ذکر طول و ابعاد و مساحت نوشته شده و هر قطعه در سهم فرد مورد نظر قرار داده شود ، آنگاه مسئول اداره ضمن بررسی کامل و تطبیق کامل  و تطبیق حدود و مشخصات قطعات مفروض مندرج در صورت جلسه و نقشه افراز و سایر مکاتبات انجام شده در صورتی که اقدامات معموله را کافی تشخیص دهد تصمیم خود را مبتنی بر  افراز ملک بنحوی که انجام شده ذیل صورت جلسه مرقوم می دارد.

سپس تصمیم مسئول اداره همراه با یک نسخه فتوکپی  از نقشه و صورت جلسه افراز طی اخطاری به کلیه مالکین مشاعی ابلاغ می شود تا چنانچه نسبت به تصمیم مذکور نحوه افراز ملک اعتراضی دارند مراتب را ظرف مدت ۱۰ روز از تاریخ ابلاغ کتباَ به دادگاه صالح محل وقوع ملک تسلیم دارند. ضمناَ تا بازگشت ابلاغ پرونده جهت ضبظ یه بایگانی اعاده می شود.

پس از بازگشت ابلاغ ها و انقضا زمان اعتراض متقاضی یا متقاضیان می تواند با ارائه گواهی لازم از مراجع قضایی صالح مبنی بر عدم تقدیم اعتراض در مهلت مقرر تقاضای صدور سند مالکیت سهمی خود به طور مفروض را از اداره تبت بنمایند.

مسئول اداره دستور ثبت درخواست را صادر نموده و آن را جهت ضمیمه شدن به پرونده و اقدام به ترتیب به بایگانی و یکی از نمایندگان ثبت ارجاع می نماید..

با یگانی درخواست مربوطه را ضمیمه پرونده نموده و جهت اقدام نزد نماینده ثبت ارسال می دارد، نماینده با توجه به صورت جلسه افراز پیش نویس سند مالکیت قطعه و یا قطعات مفروض مورد نظر را تهیه و پرونده را جهت حصول اطمینان از عدم بازداشت قطعات ملک مذکور به دفتر بازداشتی می فرستد. متصدی دفتر بازداشتی پس از بررسی در صورت صدور گواهی عدم بازداشتی ملک آن را به بایگانی اعاده مینمایید.

سپس پرونده جهت وصول هزینه های مربوط به افراز و سایر حقوق دولتی متعلقه  نسبت به سهم متقاضی و یا متقاضیان و بها دفترچه سند یه  بخش حسابداری ارسال می شود.

متصدی حسابداری کلیه هزینه ها شامل : هزینه های افراز با توجه به برگه ارزیابی تنظیم شده توسط نقشه بردار و نیز سایر حقوق ثبتی متعلقه ، بها دفتر چه سند مالکیت و ……  را محاسبه و در فیش بانکی لازم درج و جهت پرداخت به متقاضی تسلیم مینماید.

متقاضی نیز پس از واریز وجه مندرج در فیش نزد بانک ملی که حساب سازمان ثبت در آن مفتوح است ، نسخه لازم را جهت ضمیمه شدن به پرونده به حسابداری اعاده خواهد نمود.

متصدی حسابداری پس از ضمیمه فیش بانکی و گواهی وصول حقوق دولتی و هزینه های افراز پرونده را جهت سایر اقدامات به دفتر املاک ارسال می نماید.

متصدی دفتر املاک صورت جلسه افراز و پیش نویس سند مالکیت را در دفتر املاک ثبت نموده و سند مالکیت اولیه متقاضی را ابطال و سند جدید را تحریر و مراتب ابطال اسناد مالکیت مشاعی را طی بخشنامه ای به دفاتر اسناد رسمی تابعه ابلاغ می نماید.

در انتها پرونده جهت تسلیم سند به متقاضی به بایگانی ارسال می شود ، که در بایگانی ابتدا سند نخ کشی و پلمپ شده سپس در دفتر تسلیم اسناد ثبت و پس از احراز هویت متقاضی و یا متقاضیان سند جدید سیم و سرب شده به آنان تسلیم میشود ، پرونده نیز در ردیف خود ضبط می شود.